Makale

İşletmelerin insan kaynakları departmanları, doğru yeteneği bulmak ve organizasyonel başarıyı sağlamak adına kapsamlı bir çalışan tedariki ve seçimi süreci yürütmektedir. Bu süreç, adayların özgeçmişlerinin toplanmasıyla başlayan, mülakatlar, çeşitli yetenek veya kişilik testleri ile devam eden ve nihayetinde işe kabul ile sonuçlanan yoğun bir kişisel veri işleme faaliyetini barındırır. İşe alım aşamasında işlenen veriler, adayın kimlik ve iletişim bilgilerinden başlayarak; eğitim geçmişi, mesleki tecrübesi ve hatta bazen özel nitelikli kişisel verilerini dahi kapsayabilmektedir. Bu noktada, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri devreye girmekte ve işletmelere ciddi hukuki yükümlülükler yüklemektedir. İşe alım sürecinde gerçekleştirilen tüm veri toplama ve değerlendirme eylemlerinin, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda yürütülmesi gerekmektedir. İşverenlerin, sadece pozisyonun gerektirdiği nitelikleri ölçmeye yarayan bilgileri toplaması, yani veri minimizasyonu ilkesine sıkı sıkıya bağlı kalması, hukuki riskleri minimize etmenin en temel şartıdır. Aksi uygulamalar, adayların kişilik haklarına ölçüsüz bir müdahale teşkil edecek ve işletmeler açısından ağır yaptırımları gündeme getirecektir.

Çalışan Adaylarının Özgeçmişlerinin Değerlendirilmesi

İşe alım sürecinin ilk adımı olan özgeçmiş toplama aşamasında, adaylardan talep edilen bilgilerin işin niteliğiyle doğrudan bağlantılı olması şarttır. Özgeçmişlerde çoğunlukla adayın adı, iletişim bilgileri, eğitim ve mesleki geçmişi gibi genel nitelikli veriler yer alır. Ancak uygulamada, iş başvuru formlarında veya özgeçmişlerde ırk, etnik köken, siyasi düşünce veya dini inanç gibi işin ifasıyla ilgisi olmayan özel nitelikli kişisel verilerin talep edildiği veya adaylar tarafından kendiliğinden sunulduğu görülmektedir. İşverenler, talep edilmeyen ve iş ilişkisinin kurulması için gereksiz olan bu verileri kayıt altına almaktan kaçınmalıdır. Ayrıca adayın, başvurusu kapsamında alınan verilerinin nasıl işleneceği, hangi amaçlarla değerlendirileceği konusunda şeffaf bir biçimde aydınlatılması zorunludur. İşletmelerin kurumsal web siteleri veya kariyer portalları üzerinden yürüttükleri alımlarda, adayların sisteme üye olurken aydınlatma yükümlülüğünün usulüne uygun şekilde yerine getirilmesi ve açık rızanın sözleşme ifası için bir ön şart gibi sunulmaması, hukuka uygun bir işe alım sürecinin temelini oluşturur.

İşe Alım Sürecinde Veri Profilleme Faaliyetleri

İnsan kaynakları alanında veri profilleme; adayların mesleki performansları, güvenilirlikleri, kişisel tercihleri ve davranışları gibi özelliklerinin analiz edilerek belirli bir kategorizasyona tabi tutulmasıdır. İşletmeler, yüzlerce başvuru arasından en uygun adayı belirleyebilmek adına otomatik veya otomatik olmayan profilleme yöntemlerine başvurmaktadır. Profilleme faaliyeti yapılırken, adayın yalnızca işe yatkınlığı ve pozisyonla uyumu değerlendirilmeli, veriler ayrımcılığa yol açacak şekilde kullanılmamalıdır. Özellikle psikolojik, zihinsel veya kişilik testleri uygulanırken, elde edilen verilerin ölçülülük ilkesi sınırlarında kalmasına özen gösterilmelidir. Adayların yetkinliklerini ölçmek için yapılan testler, işin gereklilikleriyle doğrudan bağlantılı olmalı ve adayın mahremiyet alanına haksız bir müdahale oluşturmamalıdır. Profilleme sonucunda aday hakkında verilecek kararların şeffaf olması ve adayın bu işleme faaliyetine karşı itiraz haklarını kullanabilmesine olanak tanınması gerekmektedir. İnsan kaynakları profesyonellerinin veri profilleme yaparken açıkla ve uy ilkesini benimsemesi, yani adaya sadece açıklayabildiği amaçlar doğrultusunda veri toplaması gereklidir.

Mülakatlar ve Referans Araştırmalarında Sınırlar

Mülakat aşamasında ve referans araştırmalarında, adayın kişisel verilerinin korunması hassasiyetle yönetilmelidir. İş görüşmelerinde yöneltilen soruların, sadece istihdamla ilgili olması ve adayın özel hayatının gizliliğini ihlal etmemesi esastır. Örneğin, adayın evlilik planları, hamilelik durumu veya sendika üyeliği gibi konularda sorular sorulması, eşit davranma ilkesine ve veri koruma ilkelerine açıkça aykırıdır. Referans kontrolü sürecinde ise, adayın mevcut veya eski işyerinden bilgi alınabilmesi için mutlaka adayın bilgilendirilmesi ve açık rızasının alınması gerekmektedir. Adayın onayı olmaksızın eski işvereniyle iletişime geçilmesi, kişilik haklarının zedelenmesine yol açar. Son yıllarda sıkça başvurulan sosyal medya araştırmaları da ancak adayın profesyonel kimliğini yansıtan platformlarla sınırlı tutulmalı ve işin niteliği gerektirmediği sürece adayın özel yaşamına dair paylaşımları işe alım kararında belirleyici bir kriter olarak kullanılmamalıdır.

İşe Alım Sürecinde KVKK Kapsamında Dikkat Edilmesi Gerekenler

İnsan kaynakları departmanlarının, çalışan adaylarının verilerini işlerken kanuni yükümlülüklere uygun hareket etmesi ve ihlal risklerini ortadan kaldırması için belirli kurallara uyması elzemdir. İşletmelerin işe alım aşamasında uygulayabileceği temel adımlar şunlardır:

• İş başvuru formlarında yalnızca pozisyon için mutlak surette gerekli olan veriler talep edilmelidir.
• Adaylar, kişisel verilerinin hangi amaçla işleneceği konusunda başvuru anında şeffaf ve anlaşılır bir aydınlatma metni ile bilgilendirilmelidir.
• İşletmeye kendiliğinden sunulan, gereksiz ve talep edilmeyen özel nitelikli veriler kayıt altına alınmadan anında bertaraf edilmelidir.
• Referans kontrolleri ve geçmiş iş deneyimi doğrulamaları, kesinlikle çalışan adayının açık rızası alındıktan sonra gerçekleştirilmelidir.
• Profilleme ve kişilik testleri, pozisyonun gerekliliklerini aşmayacak şekilde ölçülülük ilkesine bağlı kalınarak uygulanmalıdır.

Yukarıda belirtilen kurallara riayet edilmesi, hukuki uyumluluğu sağlamanın yanı sıra aday ile işveren adayı arasında kurulacak güven ilişkisinin temelini de sağlamlaştırır.